Školení PRINCE2 (F+P) - zkušenosti

Tak už to mám za sebou...přibližně v půlce minulého roku jsem si zažádal o dotaci z fondu POVEZ II (podpora odborného vzdělávání zaměstnanců) a těsně před Vánocemi minulého roku jsem týdenní školení absolvoval. Ne, že by vyřízení dotace trvalo půl roku, ale když se hodně práce sejde s notorickým odkládáním typu "na to mám spoustu času, to ještě nehoří", půl roku uteče jak voda. Jinak si myslím, že by celý proces od počáteční žádosti po školení mohl v nejoptimističtějším případě zabrat cca 2 až 3 měsíce.

A o čem tedy PRINCE2 je a o čem bylo vlastní školeni?

PRINCE2 je metodika řízení projektů...aneb jak projekt udělat, aby byl rychlý, levný a kvalitní a na jeho cestě nás potkalo co nejméně nemilých překvapení (třeba takové, že v půlce projektu zjistíme, že jsme se do něj vůbec neměli pouštět, protože za to nestojí :).

Každý z nás v průběhu života řeší nespočet projektů tj. věcí, které přinášejí nějakou podstatnější změnu a vyžadují čas a peníze pro úspěšnou realizaci. Příklady projektů, které v životě řešíme jsou např. na stránce https://www.banka-projektu.cz/ vč. šablon pro jejich projektové řízení. Takovými projekty jsou např. stavba domu, rekonstrukce koupelny, organizace školní besídky aj. Často jsou tyto projekty řízeny intuitivně, což není nic proti ničemu, ale právě při uplatnění projektové metodiky se dá často ušetřit nemálo peněz i času (o nervech nemluvě), když se na ně předem připravíme a postupujeme podle scénáře.

A co teda v praxi dělá PRINCE2?

Za prvé zavádí PRINCIPY tj. zásady, které bychom měli uplatňovat a mít na paměti po celou dobu řízení projektu. Dle mě asi nejužitečnější část metodiky a ačkoliv to každému přijde jasné a samozřejmé, málokdo se těmito zásadami opravdu řídí. Proto je rozepíši trochu blíže.

Kontinuální obchodní zdůvodnění - v průběhu projektu bychom si měli jednou za čas položit otázku: "Stojí nám to pořád za to?" Protože co když máme rozestavěný barák a najednou nastane scifi a nájmy klesnou na třetinu. Má cenu do baráku házet další peníze, když v nájmu můžu za to samé bydlet dalších 80 let? S tím souvisí i další termín "promarněná investice" Má cenu jít na zápas ve fotbalu jen proto, že už jsem zaplatil za lístky i když padají kroupy a půlka týmu onemocněla a já vím, že tam akorát budu moknout a těšit se domů. Je to na každém z nás, každý má ten práh jinde, ale je dobré, určit si kontrolní body a mechanismy, kdy si řeknu, že na to kašlu.

Učení se ze zkušeností - Tak to je přece jasný, myslíte si...zkušenosti z předchozích projektů využívám pořád...no jo, ale kolik jste jich v mezidobí zapomněli? Protože projekt je jedinečný a vždy něčím nový, POKAŽDÉ nás něco překvapí. A to je dobré si zapsat...stejně tak jako to, co se podařilo a chci využít u dalších projektů. Za pár let se to může hodit.

Definované role a zodpovědnosti - Jak často se vám na projektu stalo, že měl někdo něco udělat a neudělal? Zdržel se kvůli tomu projekt? Bohužel často projektový manažer v praxi zodpovídá za to, co neměl šanci ovlivnit a to je chyba. Zdroje vč. lidí musí zajišťovat sponzor projektu, který je nad projektovým manažerem. A pokud se vyskytne problém, který nejde lehce s dotyčným vyřešit, je na sponzorovi zajistit nápravu. To, že mistr údržby nemá čas připomínkovat projektovou dokumentaci, protože připravuje zarážku, není chyba PM, ale sponzora, který mu měl dát buď někoho jiného, nebo zařídit, aby mistr údržby čas měl.

Řízení pomocí etap - Je dobré projekt rozdělit na dílčí části, které si podrobně rozplánuji, až se budou blížit. Má smysl plánovat v Basic Designu podrobný Plán kontrol a zkoušek a nebo je lepší si ho naplánovat až když se bude blížit mechanická kompletace? Samozřejmě, že je lepší počkat, jinak ho budu muset stokrát předělávat...ale je dobré na začátku si určit rámec a pak etapu po etapě plánovat do podrobna.

Řízení na základě výjimek - aneb přeci nebudu chodit s každou blbostí za ředitelem. Projektový manažer by měl mít v rámci své pravomoci nastaveny určité tolerance jak z hlediska času, tak financí. Pokud to tak není (a často v praxi opravdu není), je potřeba s každou sebemenší změnou jít na vyšší místa a obhajovat, proč změna nastala. A věřte mi, vždycky v průběhu projektu nějaká změna je. A často ne jedna, někdy i desítky či stovky.

Zaměření se na produkty - Tento princip říká, že by v projektu neměly být dělány zbytečné činnosti a vždy bychom měli mít na paměti CO vlastně od projektu chceme a za tím jít.

Přizpůsobení - Protože každý projekt je jedinečný, je dobré podívat se na něj v celém kontextu a určit si, jak moc si metodiku či vlastní přístup upravím/zjednoduším. Nemá cenu na malém projektu využívat do podrobna všechny nástroje PRINCE2, když by mi administrativa zabrala více času než vlastní projekt. Nebo naopak použiju něco z jiného přístupu nebo něco, co se mi již dříve osvědčilo.

Za druhé zavádí TÉMATA tj. nástroje, pomocí nichž si definujeme výsledek projektu a strategie, kterými se budeme v průběhu řídit. Např. jak má vypadat organizační schéma projektu vč. zodpovědností, jak definovat rizika a jak je řídit, co by měl obsahovat plán a nebo třeba jak řídit změny.

Za třetí zavádí PROCESY tj. dělí projekt na jednotlivé etapy a určuje, co by v každém procesu a v každé etapě mělo být vykonáno, co udělat před začátkem projektu, co po jeho ukončení a bez čeho nepokračovat dál.

Školení jsem absolvoval u společnosti TAYLLORCOX v Praze a společnost mohu jen doporučit. Vlastní školení bylo dobře připravené, vše pěkně navazovalo a lektoři věděli, o čem mluví, pružně reagovali a lidsky byli moc příjemní...jo a měli zde dobré kafe. Já jsem byl na PRINCE2 Foundation a Practitioner, kdy teda Foundation (3 dny) jako takové je uspávací nuda...protože neobsahuje téměř žádné praktické příklady a je to jen o tom naučit se metodiku a složit závěrečný test. Je to jako kdybyste si četli příručku pro úspěšné složení testu na řidičák. Písemnou zkoušku s tím složíte, ale v praxi je vám to k prdu. Proto jsem byl příjemně překvapený navazujícím školením Practitioner (2 dny), kde už se dostanete k vlastním jízdám a poté vám teprve ta příručka začne dávat smysl. I zkouška z Practitioneru mi přišla zajímavější a protože byly otázky hmatatelnější, tak i jednodušší. Jinak pro úspěšné složení zkoušek stačí na Foundation 50% a na Practitioner 55%, takže žádná raketová věda =).

Komu bych školení doporučil:

• tomu, kdo se účastní projektů řízených princem v jakékoliv roli
  
• projektovým manažerům, ať už jedou dle PRINCE nebo ne
• projektovým manažerům ve firmách, které realizují veřejné zakázky...v UK už je nutnost všechny veřejné zakázky řídit dle PRINCE a je otázkou času, kdy se nutnost jet dle nějakého uznávaného standardu objeví i u nás...jak jsem psal výše, šetří to čas a peníze
• všem ostatním, co mají 44 032,- Kč v kapse navíc a chtějí se dozvědět více o projektovém řízení (PS: v TAYLLOR COX pomáhají s vyplněním žádosti o dotaci a s tou se ta částka docela smrskne)

Jako bonus přikládám vzorové testy z Foundation i Practitioner, které jsou volně dostupné na stránkách certifikační agentury.

https://www.axelos.com/certifications/sample-papers

Foundation

Practitioner